fbpx

 

SILVER SENIOR OY:N TIETOSUOJASELOSTE 9.11.2020

Tietosuojaselosteemme kertoo yksityiskohtaisesti sen, mitä henkilötietoja Silver Seniorilla on ja miten ja mihin tietoja käytetään. Tietosuojakäytännön eri osia sovelletaan henkilöihin sen mukaan, mitä tietoja on tallennettu ja mihin niitä käytetään.

TIETOSUOJASELOSTE, General Data Protection Regulation GDPR- ASETUS: SELOSTE

TIETOJENKÄSITTEY TOIMISTA

Rekisterinpitäjä: Silver Senior Oy (Y-tunnus 3121097-5), Porkkalankatu 7A, 00180 Helsinki

Rekisteriasioita hoitava henkilö: Toimitusjohtaja Seppo Niva, 040 588 3580, seppo.niva@silversenior.fi

Rekisterin nimi: Työnhakijoita, työntekijöitä, asiakkaita ja työnantajayhteisöjen yhteyshenkilöitä koskevia tietoja sisältävä rekisteri.
Rekisterin käyttötarkoitus: Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Silver Senior Oy:n ja sen tytäryhtiöiden (myöhemmin Silver Senior) työnhakijoiden ja työntekijöiden asiakkaiden yhteen saattaminen sekä tähän toimintaan kulloinkin liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, työntekijä- ja asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointi. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sekä EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Rekisterin sisältämät tiedot: Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin ryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja

-Työnhakijan perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot), syntymäaika.

– Työnhakijaan liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen henkilön työhön soveltuvuuden arvioimiseksi, kuten koulutus, ammatti, erityisosaaminen, ajokorttitiedot, auton käyttömahdollisuus työtehtävissä sekä lainsäädännön salliessa ja velvoittaessa luottotiedot, turvallisuusselvitys sekä rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot sekä työnhakijan henkilö- ja soveltuvuusarviotesteihin sekä huumetesteihin liittyvä tiedot.

– Työnhakijan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu ja työnantajan antamat suositukset.

– Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot.

– Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

– Rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet.

-Palveluun liittyvät tiedot, kuten tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle työnantajayhteisölle työnhakijan esittely on lähetetty.

Säännönmukaiset tietolähteet: Työnhakija ja työnantajayhteisön yhteyshenkilö itse, esimerkiksi työhakemuksen jättämisen ja asiakassuhteen käynnistymisen yhteydessä. Työnhakijan edelliseen tai nykyiseen työsuhteeseen liittyviä tietoja kerätään työnhakijan suostumuksella myös tämän työnantajilta saadun palautteen perusteella. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös työnhakijaa arvioivilta tahoilta kuten rekisterinpitäjän arviointitehtäviä suorittavilta työntekijöiltä sekä rekisterinpitäjän asiakkaina toimivilta työnantajayhteisöiltä. Henkilötietojen päivityksiä, kuten nimi- ja osoitetietojen päivityksiä, saadaan myös päivityspalveluita tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

Tietojen luovutus: Rekisteriin tallennettuja työnhakijoita ja työntekijöitä koskevia henkilötietoja luovutetaan henkilön antaman suostumuksen perusteella rekisterinpitäjän asiakkaina oleville työnantajayhteisöille työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattamiseksi.

Lisäksi rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkevakuutusyhtiöille ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän maksupalveluun,

tietojenkäsittelyyn tai muihin niihin verrattaviin tehtäviin liittyen.

Silver Senior ei luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edelle mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta. Henkilötietoja ei luovuteta myöskään EU-alueen eikä ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Henkilötietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA- alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat ja poistaminen: Tietoja säilytetään vain tarvittava aika, jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmistä ja arkistoista. Joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja palkanmaksua koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

Henkilön pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida Silver Seniorin järjestelmistä ja tietoa ei enää käytetä selosteessa lueteltuihin tarkoituksiin.

Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

– Kirjanpitolaki ja työsuhdelainsäädäntö määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei.

– Riittävien varmuuskopioiden ottaminen Silver Seniorin tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi.

Tarkemmat tiedot tietojen säilytysajoista saa olemalla yhteydessä Silver Senioriin.

Rekisterin suojaus: Rekisteri sijaitsee suojatussa tietoympäristössä vahvasti suojatulla (GDPR:n mukaisesti salattu) palvelimella. Tietoaineiston käsittely ja rekisterin tarkoituksen mukaiset luovutukset on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin, palomuurein ja hallinnollisin tietoturvatoimin. Myös mahdolliset manuaaliset rekisterit, jotka pohjautuvat rekisterin sisältöön, sekä tietoaineiston käsittely ja rekisterin tarkoituksen mukaiset luovutukset on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin, palomuurein ja hallinnollisin tietoturvatoimin.

Tarkastus- ja korjausoikeus:

Henkilöllä on oikeus:

– Saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista

– Pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista

– Tietyin edellytyksin pyytää itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä Henkilö voi tehdä oikeuksiensa käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä Silver Senioriin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan varmistaa. Mikäli Silver Senior ei jossakin tapauksessa pystyisi kaikilta osin toteuttamaan pyyntöä, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen Silver Seniorilla on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi luotonantotiedot) tai oikeus, Silver Senior ilmoittaa asiasta erikseen.

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötiedoistasi tai haluat ohjeet tallennettujen tietojesi näkemiseen tai poistamiseen, ota yhteyttä Silver Senioriin. Toimitusjohtaja Seppo Niva, Silver Senior Oy, Porkkalankatu 7A, 00180 Helsinki

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto pois lukien jo suoritetun palkanmaksun edellyttämät viranomaisten vaatimat ilmoitukset. Jollei rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, annetaan rekisteröidylle kirjallinen todistus asiasta.